HOHENSTEIN. Im Wahlkampf hat er es sich schon auf die Fahnen geschrieben: Simon Baier, inzwischen Bürgermeister von Hohenstein, will die Gemeindeverwaltung digital voranbringen. Der Bürgerservice soll bequemer, schneller und einfacher werden. Und auch innerhalb der Verwaltung werden die Abläufe dafür optimiert und automatisiert. Bereits seit Oktober 2022 wird die Gemeindeverwaltung im Verbund mit Engstingen und Trochtelfingen auch durch den Digitalisierungsbeauftragten Adrian Zeller auf diesem Weg unterstützt.
»Weiterhin gilt, dass niemand abgehängt werden soll«, betont Baier. »Die Möglichkeit, persönlich und wie gewohnt ins Rathaus zu kommen, bleibt bestehen. Die Onlineangebote sollen grundsätzlich ein freiwilliges und ergänzendes Angebot sein.« Beim Digitalisierungsprozess ist die Gemeindeverwaltung ein großes Stück vorangekommen.
Plattform für den Gemeinderat
Über das Serviceportal Baden-Württemberg (service-bw.de) können inzwischen schon über 30 Leistungen abgerufen und direkt online beantragt werden. Damit können Bürger ihren Behördengang rund um die Uhr und bequem von zu Hause aus oder auch unterwegs erledigen. Alle Informationen zu den Onlineanträgen und Service-BW finden sich auf der Webseite der Gemeinde Hohenstein.
Termine im Bürgerbüro können online vereinbart werden, dadurch werden Wartezeiten vermieden. Schäden wie beispielsweise eine defekte Straßenlaterne, ein Schlagloch oder eine illegale Müllentsorgung können über den Online-Schadensmelder übers Smartphone gemeldet werden.
Um Bürgern die Möglichkeit einer digitalen und niederschwelligen Teilhabe an der politischen Arbeit des Gemeinderats zu bieten, steht seit diesem Jahr das digitale Bürgerinfoportal online zur Verfügung. Auf dieser Plattform können die öffentlichen Sitzungsvorlagen und Sitzungsberichte eingesehen werden. Die Sitzungsvorlagen liegen nach wie vor aber auch noch ausgedruckt im Zuschauerbereich bei den Gemeinderatssitzungen aus. Ebenso wird der Sitzungsbericht weiterhin im Amtsblatt abgedruckt.
Noch sind die Inhalte kostenfrei
Letzteres gibt’s als »e:blättle« inzwischen auch digital in den gängigen App-Stores unterm Stichwort »Hohenstein«. Weil sich die App noch in der Testphase befindet, sind die Inhalte derzeit kostenfrei.
Bei der letzten Zählerstandserfassung zum Wasserverbrauch bestand erstmals die Möglichkeit, den Zählerstand online an die Gemeindeverwaltung zu übermitteln. Mit der Ablesekarte wurde ein persönlicher QR-Code verschickt, der mit einem Smartphone oder Tablet gescannt werden konnte. Es bestand auch die Möglichkeit, die Zählerstände über einen Link anzugeben.
Potenzielle neue Mitarbeiter der Gemeinde können sich unkompliziert und niederschwellig über eine eigene Online-Plattform bewerben. Die Gemeindeverwaltung arbeitet mit einem Dokumentenmanagementsystem. »Die elektronische Akte (E-Akte) ist der Dreh- und Angelpunkt einer digitalen Verwaltung«, erklärt Bürgermeister Simon Baier. Alle Schriftstücke und Informationen zu jedem Vorgang werden in der Gemeindeverwaltung zentral archiviert und zugänglich gemacht. Dadurch, dass zeit- und ortsunabhängig sowie ämterübergreifend auf alle Dokumente zugegriffen werden kann, werden Verwaltungsprozesse beschleunigt. Seit diesem Jahr im Einsatz ist der digitale Posteingang: Die Briefpost wird eingescannt und im Haus digital verteilt. Weitere Projekte sind bereits in Planung. So soll eine Software eingeführt werden, die den komplexen Vergabeprozess digitalisiert.
Lückenlose Dokumentation
Ausschreibungen können effizienter erstellt und bereitgestellt werden. Angebote werden elektronisch eingereicht und medienbruchfrei weiterverarbeitet. Der komplette Vergabeprozess kann nachvollziehbar und lückenlos dokumentiert werden. Ein digitaler Rechnungseingangsworkflow soll kürzere Durchlaufzeiten, optimierte Abläufe und Entlastung der Mitarbeitenden bieten. Dieser wird in das bereits bestehende Finanzsystem implementiert.
Die Onlineanträge im Serviceportal Baden-Württemberg sollen im Jahr 2025 um die E-Payment-Funktion erweitert werden. So können anfallende Gebühren bei Onlineanträgen direkt nach Antragstellung online bezahlt werden. (eb)
www.gemeinde-hohenstein.de/ rathaus-buergerservice/ online-formulare/