HOHENSTEIN. Weniger Papier in den Aktenschränken, mehr Service und kürzere Wege für Bürger, die das eine oder andere gern im Internet erledigen: Die kommunalen Verwaltungen werden immer digitaler. Die Gemeinde Hohenstein leistet sich, gemeinsam mit den Nachbarkommunen Engstingen und Trochtelfingen, einen Digitalisierungsbeauftragten, der das Thema voranbringt.
Adrian Zeller berichtete nun in der Sitzung des Gemeinderats, mit welchen Projekten er sich in den Jahren 2023 und 2024 beschäftigt hat und was in näherer Zukunft auf der Agenda steht. Wichtig ist ihm und Bürgermeister Simon Baier: »Wir wollen den Bürgerservice einfacher machen, gleichzeitig aber auch niemanden abhängen. Die Mitarbeiter im Rathaus stehen weiterhin für Anliegen zur Verfügung, die digitale Lösung ist eine Ergänzung.«
Eines der ersten Projekte für Zeller war der digitale Posteingang: Briefe auf Papier werden im Sekretariat nun grundsätzlich gescannt und abgelegt, im Haus weiterverteilt werden sie nur noch über digitale Kanäle. Auch das Bewerbungsmanagement wurde komplett umgekrempelt: »Stellen werden online ausgeschrieben, Bewerbungen online abgegeben«, so Zeller. Die Mitarbeiter im Rathaus können die Unterlagen der Bewerber und deren Qualifikationen so deutlich besser miteinander vergleichen, filtern und bei Bedarf automatische Absagen erteilen. Im vergangenen Jahr hat die Gemeinde Hohenstein auch die Online-Erfassung von Zählerständen eingeführt. Etwa die Hälfte der Haushalte hat das Angebot schon in der ersten Runde angenommen – Baier und Zeller sind zufrieden und optimistisch, dass es mehr werden. Auch für die Verwaltung bedeutet die Online-Eingabe eine enorme Zeitersparnis. Aktuell werde der »Rechnungseingangs-Workflow« digitalisiert, berichtete Zeller. Das Projekt ist keine Kür, sondern Pflicht: »Ab 2025 sind Verwaltungen verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen.«
Eltern-App für die Kitas
Das Standesamt arbeitet bereits seit Frühjahr mit E-Akten, alle Fälle der vergangenen drei Jahrzenten wurden digitalisiert. »Der Bürger muss seine Unterlagen nicht mehr selbst sammeln«, erläuterte Zeller die Vorteile, außerdem können die Daten von allen anderen Verwaltungen abgefragt werden.
Beschäftigt ist der Digitalisierungsbeauftragte derzeit mit der Frage, welches Verwaltungsprogramm für die Kinderbetreuungseinrichtungen das geeignetste ist. Auch eine dazugehörige App für Eltern wird Thema sein, ebenso wie die Einführung des Portals Baupilot zur Vermarktung von Bauplätzen und der Relaunch der Gemeinde-Homepage. (ma)