PLIEZHAUSEN. Noch gibt es im Pliezhäuser Rathaus eine Menge Papier in der Bauverwaltung. Doch das soll sich ändern. Oder anders ausgedrückt: Der Gemeinderat hat einstimmig beschlossen, dass die geschätzt 4.000 Einzelakten von im Schnitt 127,5 Seiten Umfang eingescannt und E-Akten angelegt werden sollen. Und diese summieren sich auf etwa 500.000 Seiten bis zu DIN-A-3-Größe und 10.000 Seiten größer als DIN-A-3. All diese Akten nehmen 85 laufende Meter ein. Doch so ganz weiß offenbar niemand, wie umfangreich die Akten sind, sodass auch niemand abschätzen kann, wie viele Seiten genau eingescannt werden müssen und was das Ganze endgültig kostet. Klar ist nur, dass die 40.000 Euro im Haushalt nicht reichen werden. Das geht aus der Beschlussvorlage des Gemeinderats hervor.
Die Bauakten sind deshalb so wichtig, weil sich an diesen die Entwicklung der Gemeinde ablesen lässt, sie aber auch als Arbeitsmaterial für die Rathausmitarbeiter dienen. »Sie bilden damit die Grundlage zur Beantwortung interner sowie externer baulicher Anfragen. Für den Bürger wird hierdurch eine Möglichkeit für schnelle Bauauskünfte geschaffen«, heißt es in der Beschlussvorlage. Außerdem fragten Behörden und Institutionen immer wieder wegen Akteninhalten an.
Der Zeithorizont ist unklar
Wie lange das Digitalisieren letztlich dauern soll, ist unklar. »Eine Stichtagsregelung, also alle Akten ab Stichtag X digital zu führen und den Rest analog, wurde nach Prüfung ausgeschlossen«, heißt es in der Vorlage. Diese würde keine Effizienz- und Flexibilitätssteigerung mit sich bringen. Für die Mitarbeiter der Bau- und Liegenschaftsverwaltung würde eine E-Akte Vorteile bringen. Sie bräuchten dann nämlich keine E-Mails mehr ausdrucken und abheften, wie es aktuell gemacht wird, und müssten bei Anfragen keine einzelnen Dokumente mehr einscannen.
Ein weiteres Argument dafür, schnell E-Akten einzuführen, sieht die Gemeinde darin, dass das Aufbewahrungssystem Rotomat kaputt ist und die Reparatur 25.000 Euro kosten würde. Aktuell ließe sich dieses nur noch von Hand mit einer Bohrmaschine bedienen und könne womöglich noch ganz ausfallen. Durch die Umstände seien Besuche in der Bauverwaltung gerade nur mit Termin möglich. Davor konnten Bürger im Sinne eines offenen Hauses unangemeldet vorbei kommen. Die Kosten für das Einscannen bewegten sich zwischen 65.000 und 85.000 Euro - je nach exakter Seitenzahl.
Weniger Papierverbrauch durch E-Akten
Pliezhausens Bürgermeister Christof Dold schlug vor, die Mehrkosten jenseits der veranschlagten 40.000 Euro so zu übernehmen. Dem folgte der Rat. »Ich finde es richtig gut, dass die Verwaltung das Thema angeht«, lobte die Gniebeler Ortsvorsteherin Kathrin Henne (FWV) und ergänzte: »Es ist ein Haufen Geschäft mit der Digitalisierung.« Es sei wichtig, den Papierverbrauch zu reduzieren und Ressourcen zu schonen. Alfred Brecht (CDU) sagte, der Verwaltung bleibe nichts anderes übrig, als die Bauakten zu digitalisieren. Susanne Stetter fragte, was denn geschehe, wenn die Dokumente nur noch auf Computern vorlägen und es zu einem Stromausfall komme. »Dann ist das Bearbeiten der Bauakten das kleinste Problem.« Das größere Problem sei dann, dass die Mitarbeiter überhaupt nicht erst ins Gebäude kämen. (GEA)