TROCHTELFINGEN. Kontakte zwischen Trochtelfingen, Engstingen und Hohenstein gibt es viele – nicht zuletzt durch den Zweckverband Gewerbepark Haid. Gemeinsam haben die Verbandsgemeinden eine Entscheidung getroffen, die dem Verband und den Kommunen gleichermaßen zugutekommt: Sie wollen digital vorankommen und haben einen gemeinsamen Digitalisierungsbeauftragten engagiert, den sie sich alleine nicht hätten leisten können. In Person ist es Adrian Zeller. Der 31-Jährige aus Oberstetten machte eine Ausbildung zum Fachinformatiker und absolvierte ein Studium der Wirtschaftsinformatik, arbeitete bei verschiedenen Firmen und Kommunen sowie dem Landkreis Reutlingen. Seinen neuen Job trat der IT-Spezialist am 1. Oktober 2022 an, nun stellte er sich und die ersten Projekte dem Trochtelfinger Gemeinderat vor. Begleitet wurde er von Rita Laturnus vom Softwareentwickler comundus regisafe GmbH.
»Damit die Leute digital ins Rathaus gehen können«
In den beiden anderen Kommunen Engstingen und Hohenstein war Adrian Zeller weit früher dran. »Seit Mitte 2023 darf ich auch in Trochtelfingen durchstarten«, sagte er. In der Stadtverwaltung ist in Sachen Digitalisierung einiges zu tun.
Eines der Projekte, die er angeht, nennt sich Digitales Dokumentenmanagement-System (DMS). Ausgedrucktes Papier soll auf das Notwendigste reduziert werden, Prozesse sollen optimiert werden. Dazu gehört, dass Formalitäten über das Portal Service-BW abgewickelt und Dienstleistungen online angeboten werden können. Dazu sind Kommunen durch das Online-Zugangsgesetz eigentlich schon seit Ende 2022 verpflichtet, in vielen Rathäusern ist es aber noch lange nicht so weit. Zeller arbeitet dran. »Wir müssen mehr Prozesse bereitstellen, damit die Leute digital ins Rathaus gehen können«, sagt Zeller.
Nachdem es mit dem DMS Startschwierigkeiten gab, werden die Mitarbeiter der Stadtverwaltung noch einmal im Umgang mit dem System geschult. Außerdem »wollen wir die Arbeitsplätze optimieren«, sagt Zeller. Bedeutet: Die Mitarbeiter bekommen je zwei Bildschirme, damit effizient gearbeitet und verschoben werden kann. Arbeitsfelder für Zeller sind auch der Rechnungseingangsworkflow, die Serverlandschaft müsse upgedatet werden, damit man »auf sicherem Stand« ist, und den Rathausmitarbeitern soll mobiles Arbeiten ermöglicht werden. 2025 soll es eine Liegenschafts- und Gebäudemanagement-Software sowie eine für den Bauhof geben.
Schon früher soll das Ratsinfosystem an den Start gehen, das ins DMS eingebettet wird. Es dient nicht nur Verwaltung und Gemeinderäten, sondern auch als Infoplattform für interessierte Bürger. Rita Laturnus vom Softwareentwickler comundus regisafe GmbH stellte das Produkt ihrer Firma mit Namen KommunalPLUS vor und demonstrierte, wie Sitzungstermine und dazugehörige Unterlagen, Gremien, Fraktionen und Personen darin zu finden sind, wie Gemeinderäte Kommentare und Notizen in Dokumenten platzieren, intern kommunizieren können. Nur die Stadträte und Rathausmitarbeiter haben per Log-in Zugriff auf nicht-öffentliche Dokumente, die den Bürgern nicht zur Verfügung stehen.
Stadtrat Bernd Hummel interessierte sich weniger für die neu designte Oberfläche von KommunalPLUS. »Für mich als Nutzer ist der entscheidende Wert eine gute Recherchefunktion, die mir Ergebnisse bringt.« Auch die gibt es, Laturnus zeigte die volltextindizierte Suche und zusätzliche auswählbare Filter. Der Vorteil an dem System sei, dass man mit DMS und Ratsinfosystem einen Anbieter habe und es keine störungsanfälligen Schnittstellen gebe, »die sonst immer Schwachstellen sind«.
»Es gut ist, dass Bürger Unterlagen zur Verfügung haben«
Bürgermeisterin Katja Fischer legte dem Gemeinderat nah, sich für diese Anwendung zu entscheiden: »Ich glaube, dass das System gut ist, dass Bürger Unterlagen und Niederschriften zur Verfügung haben. Das Gesamtpaket hat mich überzeugt.« Martin Tschöpe auch: Vor allem, dass damit künftig Papierberge vermieden werden. Starten soll das Ratsinfosystem mit Beginn der neuen Legislaturperiode des Gemeinderats nach der Kommunalwahl am 9. Juni. Es ist geräteunabhängig nutzbar. Für das digitale Sitzungssystem benötigen die Gemeinderäte ein mobiles Endgerät. Sie entscheiden selbst, ob sie ein vorhandenes Gerät nutzen oder ein neues privat kaufen. Die Stadt zahlt dafür einmalig pro Legislaturperiode einen Zuschuss von 500 Euro, dies gilt erst für den neu zusammengesetzten Gemeinderat. (cofi)